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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und zuverlässigen Sekretär, der unser Team bei der täglichen Büroorganisation und administrativen Aufgaben unterstützt. Als Sekretär sind Sie die erste Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation und tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und sorgen für eine effiziente Dokumentenverwaltung.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, das Verfassen von Korrespondenz, die Pflege von Datenbanken sowie die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und stellen sicher, dass Informationen korrekt und zeitnah weitergeleitet werden.
Ein hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen. Der Umgang mit gängiger Bürosoftware wie Microsoft Office sollte Ihnen vertraut sein.
Wir bieten Ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld, ein motiviertes Team und die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie Freude an organisatorischen Aufgaben haben und gerne im Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
- Verwaltung und Pflege von Akten und Dokumenten
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden und Partnern
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter
- Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Freundliches und professionelles Auftreten
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Sekretariat?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Bürosoftware beherrschen Sie sicher?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Terminplan?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben bei hohem Arbeitsaufkommen?
- Haben Sie Erfahrung in der Reiseplanung?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Kunden oder Anfragen um?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
